Cómo calcular el coste de empresa de un trabajador

En el mundo empresarial, calcular el coste laboral de un trabajador es una práctica fundamental para tomar decisiones acertadas. No se trata solo de saber cuánto pagamos a nuestros empleados cada mes, sino de comprender el coste total que representan para nuestra empresa. Conocer este coste nos permite tomar decisiones estratégicas informadas que impactarán directamente en la eficiencia y rentabilidad de nuestro negocio.

El coste de empresa, también conocido como coste laboral o coste total del trabajador, es un concepto fundamental en la gestión de recursos humanos. Se refiere al conjunto de gastos que una empresa incurre al contratar y mantener a sus empleados. Comprender y calcular adecuadamente este coste es esencial para una gestión eficiente y estratégica de los recursos humanos de una organización.

Conceptos clave del coste de empresa

Para comprender mejor el coste de empresa, es importante definir algunos conceptos clave:

• Salario bruto

Es la cantidad de dinero acordada entre el empleado y la empresa como remuneración por su trabajo. Este salario no incluye las deducciones fiscales o las cotizaciones a la seguridad social. Determina el salario bruto anual del trabajador sumando su salario base, las pagas extra y otras remuneraciones adicionales, como las horas extras.

• Seguridad social

Se refiere a las cotizaciones o contribuciones que tanto el empleado como la empresa realizan a los sistemas de seguridad social. Estas cotizaciones suelen incluir la atención médica, el seguro de desempleo, las pensiones y otras prestaciones sociales. Calcula las cotizaciones a la Seguridad Social y otras contribuciones sociales según el régimen de cotización y el tipo de contrato del trabajador. Considera las tasas y porcentajes correspondientes.

• Impuestos sobre la renta

Los trabajadores están sujetos al pago de impuestos sobre la renta en la mayoría de los países. Las empresas suelen retener estos impuestos de los salarios de sus empleados y hacer los pagos correspondientes a las autoridades fiscales. Los impuestos sobre la renta deben ser considerados al calcular el coste total del trabajador.

• Beneficios adicionales

Son prestaciones o ventajas que la empresa ofrece a sus empleados como complemento al salario bruto. Estos beneficios pueden incluir seguro médico, plan de pensiones, seguro de vida, vales de comida, bonificaciones, entre otros. Incluye en el cálculo los beneficios adicionales que otorgas al trabajador, como seguro médico, plan de pensiones, vales de comida, entre otros. Suma el valor de estos beneficios al coste de empresa.

• Costes laborales indirectos

Estos costes incluyen gastos como formación y desarrollo de personal, equipos y herramientas de trabajo, costes administrativos, servicios de recursos humanos, entre otros. Estos costes laborales indirectos también deben ser considerados al calcular el coste total del trabajador. Considera los costes laborales indirectos, como formación, equipos de trabajo, espacio de oficina y servicios de apoyo. Estos costes también deben incluirse en el cálculo del coste de empresa.

• Coste total para la empresa

Suma todos los componentes calculados en los pasos anteriores para obtener el coste de empresa total. Este valor te brindará una visión completa de los costes laborales asociados a la contratación de un trabajador.

La importancia del coste de empresa radica en su papel fundamental en la gestión de recursos humanos. Al calcular y comprender el coste total de un trabajador, las empresas pueden:

• Tomar decisiones informadas

Conocer el coste de empresa permite a las empresas tomar decisiones fundamentadas en datos concretos. Pueden evaluar el impacto financiero de contratar nuevos empleados, ajustar las políticas salariales, decidir sobre beneficios adicionales y planificar su presupuesto de recursos humanos de manera más precisa.

• Evaluar la rentabilidad de la fuerza laboral

Al comprender el coste total de cada empleado, las empresas pueden evaluar la rentabilidad de su fuerza laboral. Pueden analizar si los beneficios obtenidos a través del trabajo de los empleados superan los costes asociados, lo que les permite identificar áreas de mejora y optimizar la gestión de recursos humanos.

• Realizar ajustes estratégicos

El cálculo del coste de empresa proporciona a las empresas información valiosa para realizar ajustes estratégicos. Pueden identificar áreas donde pueden reducir costes, mejorar la eficiencia operativa o reestructurar su fuerza laboral para adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado.   En resumen, el coste de empresa es un concepto esencial en la gestión de recursos humanos. Al calcular y gestionar adecuadamente este coste, las organizaciones pueden optimizar sus recursos humanos, mejorar su rentabilidad y asegurar un crecimiento sostenible en el mercado competitivo.

Para calcular el costo de empresa de un empleado con un salario bruto de 1200 euros en un contrato indefinido de jornada completa, debemos tener en cuenta diversos aspectos. A continuación, te muestro un ejemplo de cómo calcularlo:

• Cotizaciones sociales del empleador

en España, los empleadores deben realizar contribuciones a la Seguridad Social por parte del empleado. Estas cotizaciones se dividen en diferentes conceptos. Para simplificar, consideraremos los siguientes porcentajes aproximados:

• Cotización por contingencias comunes: 23,60%
• Cotización por contingencias profesionales: 1,50%
• Cotización por desempleo: 5,50%
• Cotización por formación profesional: 0,60%

Cotizaciones sociales del empleador = Salario bruto * (23,60% + 1,50% + 5,50% + 0,60%) Cotizaciones sociales del empleador = 1200 euros * 0,31 = 372 euros

• Cotizaciones sociales del empleado

Además de las cotizaciones sociales del empleador, los empleados también deben realizar contribuciones a la Seguridad Social. Para este ejemplo, consideraremos el siguiente porcentaje aproximado:

• Cotización por contingencias comunes: 4,70%

Cotizaciones sociales del empleado = Salario bruto * 4,70% Cotizaciones sociales del empleado = 1200 euros * 0,047 = 56,40 euros

• Impuestos

Los impuestos sobre el salario varían según el nivel de ingresos y las deducciones aplicables. Para simplificar, supongamos un tipo impositivo del 25% sobre el salario bruto. Impuestos = Salario bruto * 25% Impuestos = 1200 euros * 0,25 = 300 euros

• Calcula el coste total del empleado

Suma el salario bruto, las cotizaciones sociales del empleador, las cotizaciones sociales del empleado y los impuestos para obtener el coste total para la empresa. Coste total = Salario bruto + Cotizaciones sociales del empleador + Cotizaciones sociales del empleado + Impuestos Costo total = 1200 euros + 372 euros + 56,40 euros + 300 euros = 1928,40 euros Por lo tanto, el costo total para la empresa de un empleado con un salario bruto de 1200 euros en un contrato indefinido de jornada completa sería de 1928,40 euros. Recuerda que estos cálculos son aproximados y pueden variar según las regulaciones y circunstancias específicas.

Vamos a conocer las 3 plataformas más comunes y útiles para calcular el coste laboral de un empleado para que puedas hacerlo tu mismo.

• NóminaPlus

Es un software muy utilizado en el ámbito empresarial para la gestión de nóminas y recursos humanos. Además de calcular los salarios, permite incluir los diferentes conceptos de coste laboral, como las cotizaciones a la seguridad social, los impuestos, las bonificaciones y otros beneficios adicionales. NóminaPlus facilita la generación de informes detallados sobre el coste laboral por trabajador y brinda herramientas para analizar y optimizar los gastos en personal.

• Sage Murano

Es un sistema de gestión empresarial que incluye un módulo específico para la administración de recursos humanos. Esta plataforma permite calcular y controlar el coste laboral de los empleados, considerando variables como los salarios, las retenciones fiscales, las cotizaciones a la seguridad social, los seguros sociales y otros gastos asociados. Sage Murano también ofrece la posibilidad de generar informes personalizados y realizar análisis comparativos de costes entre distintos periodos o departamentos.

• Calculadora de Coste Laboral de la Seguridad Social

La Seguridad Social en muchos países proporciona herramientas en línea para que los empleadores calculen el coste laboral de sus trabajadores. Estas calculadoras permiten introducir los datos salariales y las cotizaciones sociales correspondientes a cada empleado, teniendo en cuenta las normativas y legislaciones vigentes. Algunos países, como España, ofrecen una calculadora oficial en el sitio web de la Seguridad Social, lo que brinda una forma precisa y confiable de estimar el coste laboral.

En resumen, calcular los costes de un trabajador es fundamental para una empresa, ya que proporciona una visión clara y precisa de los gastos asociados a la contratación y retención de empleados. Conocer estos costes permite tomar decisiones empresariales informadas y acertadas, optimizando los recursos humanos, mejorando la rentabilidad y asegurando un crecimiento sostenible en un mercado competitivo.